अहवाल हा कोणत्याही कार्यक्रमाचे प्रतिबिंब मानले जाते. कार्यक्रमातील प्रत्येक तपशीलाची नोंद अहवाललेखनाच्या माध्यमातून घेतली जाते. संस्थेच्या दृष्टीने अहवाल हा एक विश्वासार्ह व महत्त्वाचा दस्तऐवज असतो. त्यामुळे संस्थेच्या कार्यक्रमांशी संबंधित सर्व नोंदी व्यवस्थित ठेवणे आवश्यक ठरते.
अहवालाच्या साहाय्याने संस्थेच्या विकासाची वाटचाल, परंपरा आणि कार्यपद्धती समजून घेता येते. लघुउद्योगांपासून मोठ्या उद्योगांपर्यंत तसेच ग्रामपंचायतींपासून महानगरपालिकांपर्यंतच्या सर्व स्तरांवर घडणाऱ्या घटनांना अधिकृत स्वरूप देण्यासाठी अहवाल आवश्यक असतो.
अहवालामध्ये कार्यक्रमाचा उद्देश, तारीख, वेळ, ठिकाण, सहभागी व्यक्ती आदी बाबींची अचूक माहिती दिलेली असते. कार्यक्रमाचे वर्णन स्पष्ट व ठोस असते, त्यामुळे अहवालात कोणतीही साशंकता राहत नाही आणि त्यातून वस्तुनिष्ठता प्रकट होते.
संस्थेच्या भविष्यकालीन योजना आणि उपक्रमांसाठी अहवाल उपयुक्त ठरतो. एखादा नवीन उपक्रम सुरू करण्याआधी त्यासंदर्भातील सविस्तर माहिती गोळा करून अहवाल तयार करणे गरजेचे असते.
अहवाललेखनामुळे विशिष्ट कामाचा नोंदवही स्वरूपात दस्तऐवजीकरण होते, ज्यामुळे घडामोडींचा एकत्रित आढावा घेता येतो. म्हणून संस्थेने आपले अहवाल सुरक्षित ठेवणे हे अत्यंत महत्त्वाचे असते.
